Nella sua accezione più elementare, un sistema di gestione è il modo in cui le organizzazioni assicurano che le cose vengano fatte. Se la vostra organizzazione organizza regolarmente riunioni del personale, queste fanno parte del suo sistema di gestione. Se avete dei promemoria su dei post-it sparsi sulla vostra scrivania, questi fanno parte del vostro sistema di gestione. Presi nel loro insieme, tutti i processi, formali e informali, che permettono alla vostra organizzazione di fornire i suoi prodotti o servizi, costituiscono il suo sistema di gestione.

I sistemi di gestione possono essere semplici o complessi, continui o ad hoc, standard in tutta l’organizzazione o distinti per i singoli individui. E, naturalmente, sistemi di gestione diversi possono portare a diversi gradi di efficacia. Ovviamente, ciò che funziona per un’organizzazione può non essere ottimale per un’altra. Ciò che è più interessante, tuttavia, è che il sistema di gestione che ha portato la vostra organizzazione al punto in cui si trova, potrebbe non essere quello giusto per portare la vostra organizzazione dove volete che sia in futuro.

Come le organizzazioni si evolvono, così dovrebbero evolvere anche i loro sistemi di gestione. Un sistema informale e ad hoc può funzionare bene per una start-up con 3 dipendenti che lavorano fuori da remoto. Lo stesso sistema, tuttavia, è improbabile che si traduca nella comunicazione efficace, nella coerenza e nella condivisione delle conoscenze necessarie per scalare con successo la stessa azienda.